REVIEWVERSIE — 24 oktober 2026. Ter beoordeling op de testwebsite; nog geen definitief privacybeleid. De vennootschapsgegevens hieronder zijn gecontroleerd in de KBO. De verantwoordelijkheid voor de gezamenlijke website, de leveranciers en de bewaartermijnen moeten nog worden bevestigd. De onderdelen over CookieYes, Google Analytics en de nieuwsbrief beschrijven een voorgenomen inrichting, geen reeds actieve dienstverlening. Verwijder deze conceptmelding pas nadat de controlepunten onderaan zijn afgewerkt.

Privacy- en cookiebeleid

Een bezoek aan Comic Sans moet vooral een goeie avond opleveren. Ook met je persoonsgegevens willen we zorgvuldig omgaan. Hieronder lees je welke gegevens bij een websitebezoek of contact met een café aan bod komen, waarvoor ze worden gebruikt en welke keuzes en rechten je hebt.

Deze verklaring is bedoeld voor cafecomicsans.be, de bijbehorende testomgeving en aanvragen die via de contactgegevens op de website binnenkomen. Ze is geen algemene toestemming om je gegevens voor andere doeleinden te gebruiken. Eventuele camerabewaking, personeelsadministratie of herkenbare evenementfoto’s vragen aanvullende, passende informatie en vallen niet automatisch onder deze websiteverklaring.

1. Wie is verantwoordelijk en hoe bereik je ons?

Comic Sans Gent en Comic Sans Brussel worden uitgebaat door afzonderlijke vennootschappen:

Comic Sans Gent

COMIC SANS BV
Maatschappelijke zetel: Klein Turkije 8, 9000 Gent, België
Ondernemings- en btw-nummer: BE 0658.779.161
Contact: jeroen.baert@hotmail.be

Comic Sans Brussel

KINGS AND QUEENS ENTERTAINMENT BV
Maatschappelijke zetel: Wolvengracht 27, 1000 Brussel, België
Ondernemings- en btw-nummer: BE 0698.616.170
Contact: info@comicsansbrussels.be
Telefoon: +32 469 78 11 66

Voor een vraag of reservatie bij een specifiek café is de uitbater van dat café je aanspreekpunt. Vermeld bij een privacyvraag bij voorkeur “Privacy” en de betrokken locatie, zodat je bericht juist kan worden behandeld. Een afzonderlijk privacy-e-mailadres is nog niet vastgesteld; de bovenstaande adressen zijn de bestaande cafécontacten.

Nog vóór definitieve publicatie te bevestigen: welke vennootschap de doeleinden en middelen van de gezamenlijke website, technische logbestanden, eventuele statistieken en nieuwsbrief bepaalt. Als beide uitbaters dat gezamenlijk doen, moeten hun onderlinge privacytaken worden vastgelegd en de hoofdlijnen daarvan hier beschikbaar komen. De vermelding van twee uitbaters maakt hen niet vanzelf gezamenlijk verantwoordelijk voor iedere verwerking. Ook de verantwoordelijke voor toekomstige aanvragen in Kortrijk moet worden vastgesteld voordat die stroom actief wordt.

2. Welke gegevens worden gebruikt, waarvoor en op welke grond?

Vragen, reservaties en groeps- of evenementaanvragen

Wanneer je ons mailt of belt, ontvangt het betrokken café de gegevens die je verstrekt: bijvoorbeeld je naam, e-mailadres, telefoonnummer, gewenste datum, locatie, groepsgrootte, bedrijfsnaam en de inhoud van je vraag. We gebruiken de relevante informatie om te antwoorden, beschikbaarheid te bespreken en afspraken te organiseren.

Gaat het om een reservatie of offerte die je voor jezelf vraagt, dan is de grondslag het nemen van stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst of de uitvoering daarvan. Voor algemene vragen en contactpersonen die namens een organisatie handelen, is het uitgangspunt ons gerechtvaardigd belang om aanvragen behoorlijk af te handelen, met afweging van jouw privacybelangen. Verplichte administratie steunt, waar van toepassing, op een wettelijke verplichting.

Je hoeft niet meer te geven dan voor je aanvraag nodig is. Zonder bereikbare contactgegevens kunnen we doorgaans niet antwoorden; zonder datum of groepsgrootte kunnen we een groepsaanvraag mogelijk niet beoordelen. Een aanvraag of reservatie is geen inschrijving voor reclame. Geef bij voorkeur één groepscontactpersoon door, geen volledige gastenlijst. Verstrek gegevens van anderen alleen wanneer dat nodig is en zij daarvan op de hoogte zijn.

Technische werking en beveiliging

Bij het opvragen van een pagina verwerkt de technische infrastructuur verbindingsgegevens, zoals een IP-adres, tijdstip, opgevraagde URL, browserinformatie en foutmeldingen. Die dienen om de pagina te leveren, problemen op te lossen en misbruik te onderzoeken. Het beoogde uitgangspunt is het gerechtvaardigd belang van een werkende en veilige website, beperkt tot wat daarvoor nodig is. De concrete logging en bewaartermijnen bij de hostingpartij moeten vóór definitieve publicatie nog worden vastgelegd.

Gegevens die we niet nodig hebben

Stuur geen identiteitskaart, betaalkaartgegevens, medische dossiers of andere gevoelige informatie mee met een gewone vraag. Wil je praktische toegankelijkheid bespreken, neem dan contact op zonder meer gezondheidsinformatie te delen dan nodig. Op de huidige website worden geen openbare bezoekersaccounts, reacties of online betalingen aangeboden. De standaard WordPress-teksten over bezoekersregistratie en reacties zijn daarom niet van toepassing.

3. Wie krijgt toegang tot gegevens?

Voor een caféaanvraag zijn dat de medewerkers die de aanvraag moeten behandelen. Een gedeelde merknaam betekent niet dat alle gegevens onbeperkt tussen de cafés worden gedeeld. Als een verzoek naar een andere locatie moet worden doorgestuurd, moet dat passend bij je vraag, transparant en beperkt tot de nodige informatie gebeuren.

Voor de website en communicatie zijn dienstverleners nodig, bijvoorbeeld voor hosting, technisch onderhoud, e-mail en back-ups. Zij kunnen in hun rol toegang krijgen tot gegevens. Waar zij namens een uitbater verwerken, moeten hun opdracht, vertrouwelijkheid, beveiliging en verwijdering in verwerkersafspraken worden vastgelegd. Ook wettelijke ontvangers of professionele adviseurs kunnen gegevens ontvangen wanneer daar een concrete verplichting of noodzaak voor bestaat.

Te vervolledigen vóór definitieve publicatie: namen en rollen van de hosting- en mailleveranciers, de technische beheerder en eventuele andere verwerkers. CookieYes en Google Analytics horen pas bij de actieve ontvangers zodra ze daadwerkelijk zijn gekoppeld. Er is in dit concept geen doorgifte voor advertentieprofielen of verkoop van bezoekerslijsten voorzien.

4. Hoe lang blijven gegevens bewaard?

Gegevens horen niet onbeperkt in een mailbox of systeem te blijven omdat dat gemakkelijk is. De termijn moet passen bij het doel: een openstaande aanvraag, de uitvoering van een afspraak, noodzakelijke nazorg, een wettelijke bewaarplicht of een concreet geschil. Na afloop worden gegevens verwijderd of daadwerkelijk geanonimiseerd. Een codenaam of cookie-ID is op zichzelf geen anonimisering.

  • Gewone vragen en niet-doorgezette aanvragen: tot de vraag is afgehandeld en de noodzakelijke opvolgperiode is verstreken. Voorstel voor goedkeuring: maximaal twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij er een aantoonbare reden is om een beperkt dossier langer te bewaren.
  • Reservaties en evenementen: zolang nodig voor voorbereiding, uitvoering en afhandeling. Een eventuele langere bewaring voor afsprakenbewijs of geschillen moet afzonderlijk worden gemotiveerd; ze rechtvaardigt niet het bewaren van alle losse berichten.
  • Factuur- en boekhoudgegevens: volgens de toepasselijke wettelijke termijn voor het betrokken document. Laat de uitbaters of hun boekhouder de concrete termijnen vastleggen; deze tekst kiest geen ongeverifieerde uniforme termijn.
  • Technische logs en back-ups: volgens nog te bevestigen, beperkte rotatietermijnen. Vastleggen wie verwijderingen uitvoert en hoe wordt voorkomen dat gewiste gegevens na een herstel opnieuw actief blijven.
  • Cookiekeuzes, statistieken en nieuwsbriefgegevens: de voorgenomen inrichting staat in de volgende onderdelen. De werkelijke instellingen en afzonderlijke termijnen voor toestemmingsbewijs moeten vóór activering worden bevestigd.

Conceptstatus: de voorstellen hierboven zijn nog geen verklaring dat alle mailboxen en systemen al volgens die termijnen zijn ingericht. Voor de definitieve versie moeten ze worden goedgekeurd en uitvoerbaar gemaakt.

5. Cookies en vergelijkbare technieken

Cookies zijn kleine bestanden die een website op je toestel kan bewaren. Ook andere opslag- en meettechnieken kunnen onder vergelijkbare regels vallen. Een technisch noodzakelijke functie is iets anders dan bezoekersanalyse of reclame. Niet-noodzakelijke technieken mogen niet worden ingeschakeld enkel omdat je verder surft of omdat je een reservatie aanvraagt.

Huidige stand: CookieYes en Google Analytics zijn nog niet actief gekoppeld. Er is daarom nog geen werkend CookieYes-keuzepaneel waarop deze verklaring je kan laten klikken. Cookies voor ingelogde websitebeheerders zijn bovendien niet hetzelfde als cookies voor gewone bezoekers. Een controle in een nieuwe, niet-ingelogde sessie en een definitieve cookie-inventaris blijven nodig vóór de livegang.

Voorgenomen CookieYes-inrichting — nog niet actief

CookieYes is voorzien als hulpmiddel om keuzes te tonen, te onthouden en aantoonbaar te maken. Beoogd zijn een duidelijke keuze tussen accepteren en weigeren, afzonderlijke instelbare categorieën en een blijvend bereikbare mogelijkheid om je keuze te wijzigen. Niet-noodzakelijke categorieën staan vooraf uit. Weigeren mag het raadplegen van de gewone informatie op de website niet onmogelijk maken.

Bij activering kan CookieYes, afhankelijk van de gekozen dienst en instellingen, je toestemmings-ID, keuzes, tijdstip, beleidsversie en technische gegevens voor het toestemmingsbewijs verwerken. De aanbieder is CookieYes Limited. De verwerkersovereenkomst, verwerkingslocaties, subverwerkers en logbewaring moeten eerst worden gecontroleerd. Het onthouden van een cookiekeuze en de bewaartermijn van het bewijs daarvan zijn twee verschillende zaken.

Voorstel: de keuze na zes maanden opnieuw vragen, en eerder wanneer de doeleinden of gebruikte diensten wezenlijk wijzigen. De uiteindelijke cookielijst moet per cookie of techniek de naam, aanbieder, functie, categorie en werkelijke looptijd tonen. Namen zoals cookieyes-consent of _ga zijn mogelijke productvoorbeelden, geen bevestiging dat ze nu worden geplaatst.

Een keuze intrekken moet even eenvoudig zijn als toestemming geven. Intrekking stopt toekomstige verwerking op basis van die toestemming en maakt eerdere rechtmatige verwerking niet met terugwerkende kracht onrechtmatig. Je kunt ook browsercookies verwijderen; daarmee wordt niet automatisch informatie gewist die al bij een leverancier is opgeslagen.

6. Google Analytics — voorbereid, nog niet actief

Google Analytics 4 is voorzien om na jouw toestemming te begrijpen welke pagina’s worden gebruikt en waar de website beter kan. Daarbij kunnen bijvoorbeeld paginaweergaven, bezoekduur, herkomst, globale regio, apparaat- en browserkenmerken en pseudonieme online identificatoren aan bod komen. Dat zijn niet zonder meer anonieme gegevens.

De voorgenomen inrichting is terughoudend: Google Analytics pas laden na toestemming voor statistieken, zonder Google Signals, advertentiepersonalisatie, remarketing of User-ID. Er worden geen namen, e-mailadressen, telefoonnummers of vrije berichtinhoud naar Analytics gestuurd; ook URL’s en gebeurtenisparameters moeten daarop gecontroleerd worden.

Het technische uitgangspunt is Basic Consent Mode: geen Analytics-tags of meetverzoeken vóór toestemming, ook geen voorafgaande cookieloze Analytics-pings. Dit is een implementatievoorwaarde die nog moet worden ingesteld en getest, geen al bewezen werking. Consent Mode vervangt de toestemmingsbanner of de juridische beoordeling niet.

Voorstel voor GA4: twee maanden bewaring van gebruikers- en gebeurtenisgegevens en geen reset van die termijn bij nieuwe activiteit. Geaggregeerde standaardrapporten vallen niet automatisch onder dezelfde instelling. Google beschrijft dat GA4 IP-adressen niet logt of opslaat; netwerkverwerking en het afleiden van een globale locatie betekenen niet dat er nooit een IP-adres wordt verwerkt.

Vóór activering moeten het juiste Google-account, de contracterende entiteit, verwerkersvoorwaarden, ontvangers en internationale doorgiften worden vastgesteld. Deze verklaring wordt dan aangevuld met de werkelijke configuratie en bewaartermijnen. Google Analytics, Google Ads en andere Google-diensten worden niet als één gezamenlijke toestemming behandeld.

7. Nieuwsbrief en toekomstige formulieren

De huidige website toont een aankondiging voor de nieuwsbrief, maar biedt nog geen actieve inschrijving aan. Je contactgegevens worden door een gewone caféaanvraag dus niet automatisch aan een nieuwsbrief toegevoegd.

Bij een toekomstige nieuwsbrief is het uitgangspunt een afzonderlijke, vrijwillige inschrijving voor nieuws en evenementen. Vóór ingebruikname worden de verantwoordelijke uitbater, verzenddienst, noodzakelijke gegevens, toestemmingsregistratie en bewaartermijnen vermeld. Elke nieuwsbrief moet een eenvoudige afmeldmogelijkheid hebben. Na afmelding kan een minimaal uitschrijvingsgegeven nodig blijven om een nieuwe ongewenste verzending te voorkomen; dat is geen reden om het volledige marketingprofiel te bewaren.

Eventuele individuele open- en klikmeting in nieuwsbrieven is niet door deze tekst toegestaan of aangekondigd als actief. Ook nieuwe contactformulieren, reservatiesystemen of externe spamdiensten vereisen eerst een controle en aanpassing van deze verklaring. We voegen zulke diensten niet stilzwijgend toe onder de noemer “toekomstige functies”.

8. Externe links, sociale media en lettertypes

De website bevat links naar onder meer Google Maps, Instagram, Facebook en TikTok. Als je daarop klikt, bezoek je de betreffende dienst en gelden daar de eigen privacyvoorwaarden. Het openen in een nieuw tabblad verhindert hun gegevensverwerking niet. De huidige gewone links zijn geen ingesloten sociale feeds. Als later externe kaarten, video’s of feeds worden ingebouwd, moeten hun verbindingen en eventuele tracking vooraf apart worden beoordeeld.

De huidige testwebsite laadt lettertypes via Google Fonts. Daardoor maakt je browser verbinding met Google en worden technische verbindingsgegevens meegestuurd. Dat staat los van Google Analytics en wordt niet opgelost door Analytics uit te laten. Voor de liveversie is lokale levering van lettertypes de voorkeursoplossing; zolang die wijziging niet is uitgevoerd en getest, mag de verklaring niet beweren dat er geen dergelijke Google-verbindingen bestaan.

9. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Een leverancier kan gegevens buiten de EER verwerken of van daaruit toegankelijk maken. Dat vraagt, naast een grondslag voor de verwerking, een geldig doorgiftemechanisme. Dat kan een toepasselijk adequaatheidsbesluit zijn of passende waarborgen zoals Europese standaardcontractbepalingen, zo nodig met aanvullende maatregelen.

De concrete landen, ontvangende entiteiten en waarborgen voor hosting, e-mail, CookieYes en Google moeten nog worden vastgelegd op basis van de werkelijk gekozen contracten. Dit concept claimt niet dat alle gegevens in Europa blijven, dat elke Amerikaanse leverancier onder een adequaatheidsregeling valt of dat cookie-toestemming op zichzelf iedere internationale doorgifte rechtvaardigt. De definitieve verklaring moet aangeven hoe je informatie of een kopie van de toepasselijke waarborgen kunt verkrijgen.

10. Beveiliging

De uitbaters moeten passende technische en organisatorische maatregelen treffen, afgestemd op de gegevens en risico’s: beperkte toegang, zorgvuldig accountbeheer, onderhoud, afspraken met dienstverleners en een werkbare procedure voor incidenten. De website gebruikt HTTPS voor het transport van websiteverkeer. Dat is geen garantie dat elk achterliggend systeem of iedere e-mail volledig beveiligd is.

Een website of e-mailverbinding is nooit volledig risicovrij. Vermoed je een verkeerd bezorgd bericht of ander privacyprobleem, neem dan contact op met het betrokken café en deel alleen de informatie die nodig is om het probleem te onderzoeken.

11. Je rechten

Afhankelijk van de verwerking en de wettelijke voorwaarden kun je:

  • vragen welke persoonsgegevens over je worden verwerkt en daarvan een kopie ontvangen;
  • onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren;
  • gegevens laten wissen of het gebruik ervan laten beperken;
  • bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang wegens jouw specifieke situatie;
  • bezwaar maken tegen direct marketing, inclusief daarmee samenhangende profilering;
  • gegevens die je zelf verstrekte in een gangbaar digitaal formaat ontvangen of laten overdragen, wanneer de verwerking geautomatiseerd is en op toestemming of een overeenkomst berust;
  • toestemming voor toekomstig gebruik intrekken zonder nadeel voor de eerdere rechtmatige verwerking.

Deze rechten zijn niet onbeperkt: een wettelijke bewaarplicht kan bijvoorbeeld verhinderen dat bepaalde administratieve gegevens meteen worden gewist. Er is voor de beschreven websitefuncties geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voorzien.

Mail je verzoek naar het betrokken café via de gegevens in onderdeel 1. Omschrijf waarop je verzoek slaat. Bij redelijke twijfel over je identiteit kan aanvullende, evenredige verificatie nodig zijn; stuur niet standaard een volledige identiteitskopie mee.

Een verzoek wordt in beginsel kosteloos en binnen één maand beantwoord. Bij een complex verzoek of meerdere verzoeken kan de termijn met maximaal twee maanden worden verlengd, met uitleg binnen de eerste maand. Als een verzoek niet of slechts gedeeltelijk kan worden uitgevoerd, moet je daarvoor een gemotiveerd antwoord krijgen.

12. Vragen of een klacht?

Neem bij vragen gerust contact op met de betrokken uitbater. Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, of bij de bevoegde toezichthouder in het land waar je gewoonlijk woont, werkt of waar de vermeende inbreuk plaatsvond. De GBA legt op haar website uit hoe je informatie, bemiddeling of een klacht aanvraagt.

13. Wijzigingen

Bij een wijziging van de website of gegevensverwerking wordt deze verklaring aangepast. De datum bovenaan helpt je versies te onderscheiden. Een aangepaste tekst is geen vervanging voor nieuwe toestemming wanneer die vereist is. Nieuwe diensten worden pas ingezet nadat hun instellingen, informatie en noodzakelijke toestemmingsmechanismen in orde zijn.

Afrondingslijst voor de definitieve versie

  1. Laat beide uitbaters de entiteiten, cafécontacten en rolverdeling bevestigen. Leg vast wie de gezamenlijke website, statistieken en nieuwsbrief beheert; stel indien nodig een regeling voor gezamenlijke verantwoordelijkheid op. Leg ook Kortrijk vast vóór verwerking voor die locatie.
  2. Maak een actueel leveranciersoverzicht voor hosting, e-mail, technisch beheer en back-ups; controleer contracten, verwerkersafspraken, locaties, subverwerkers en doorgiftewaarborgen. Vermeld de relevante werkelijke gegevens in de definitieve tekst.
  3. Stel concrete bewaartermijnen en een verantwoordelijke voor verwijdering vast. Stem factuurtermijnen af met de boekhouder. Controleer mailboxen, logs, consentlogs en back-ups, niet alleen de webpagina.
  4. Laad fonts lokaal of rond eerst een onderbouwde beoordeling van de huidige externe levering af. Controleer daarna dat geen ongewenste externe fontverzoeken overblijven.
  5. CookieYes en GA4 blijven uit totdat accounts, contracten en inrichting akkoord zijn. Bevestig de voorgestelde zes maanden voor cookiekeuzes en twee maanden voor GA4; neem de werkelijk gekozen termijnen over. Activeer geen advertentiefuncties als onderdeel van deze opdracht.
  6. Test vóór activering in een nieuwe niet-ingelogde sessie: geen keuze, weigeren, gedeeltelijk toestaan, toestaan, herladen en intrekken. Controleer zowel opslag als netwerkverzoeken, ook op mobiel. Maak een definitieve cookie-inventaris en een blijvend werkende link “Cookie-instellingen”.
  7. Bevestig de feitelijke afwezigheid of aanwezigheid van marketinglijsten, contactformulieren, reserveringsdiensten, evenementfotografie en camerabewaking. Maak waar nodig aanvullende informatie; verwar deze websiteverklaring niet met een volledig bedrijfsbreed privacybeleid.
  8. Laat de definitieve tekst en werkelijke werkwijze door de verantwoordelijke uitbaters en waar nodig een privacyjurist toetsen. Verwijder daarna concept- en interne opmerkingen, publiceer en voeg de beleidslink toe aan de footer en relevante verzamelpunten.

Controlebronnen bij dit concept